Slik går du fra opptak til beslutningsliste på under ti minutter
Dette underlaget oppsummerer hvordan vi har testet bruk av KI til møtenotater. For alle typer arbeidsmøter der beslutninger og oppgaver må dokumenteres.
Målsetningen er enkel:
- kutte ned på tida vi bruker på å skrive referat i etterkant, og
- samtidig få bedre dokumentasjon enn det vi hadde fra før.
Påkrevd programvare:
- Opptager: Microsoft Teams eller en telefonopptaker for lyd
- Transkribrerer: Turboscribe.AI eller MacWhisper for transkribering
- Språkagent: Copilot / ChatGPT for å lage referat fra transkribert tekst
Alternativ 1: Teams, Turboscribe, Copilot/ChatGPT
Arbeidsflyten kort fortalt:
- Ta opp møtet du har, enten i Teams eller fysisk
- Last ned lyden fra møtet
- Last lyden opp i en funksjon som kan transkribere, feks Turboscribe eller MacWhisper
- Transkribert og last ned tekstfil fra møtet
- Bruk agent (Copilot eller ChatGPT) til å lage referat fra transkript og opprinnelig agenda
Ta opp video med Teams
Alle deltakere kan starte opptak i Microsoft Teams. Når et opptak startes, blir alle deltakere varslet. Opptaket lagres automatisk i SharePoint (kanalmøter) eller OneDrive (andre møter), og leveres som en MP4-fil til de som har tilgang.
Husk at opptak som standard slettes etter 60 dager - dette kan endres av IT-admin.
Etter møtet finner du filen i OneDrive under Mine filer -> Mine innspillinger. Marker filen, klikk (…) og velg Last ned.
Transkriber video til tekst
Last opp MP4-filen på turboscribe.ai. Gratisversjonen fungerer fint for møter under 30 minutter. Lengre møter krever betalingsabonnement eller at du deler opp opptaket.
Turboscribe er basert på OpenAIs Whisper-modell og støtter norsk.
Når transkriberingen er ferdig, laster du ned teksten som TXT eller DOCX.
Lag referat med Copilot eller ChatGPT
Nå har du to dokumenter:
- den opprinnelige møteagendaen og
- det transkriberte innholdet.
Lim begge inn i Copilot eller ChatGPT med en tydelig prompt som er tilpasset ditt møte og dine behov.
Eksempepl prompt:
Du er møtereferent. Kombiner møteagendaen og transkriptet nedenfor til et strukturert referat.
Returner følgende seksjoner:
- Beslutninger (med eier og frist)
- Oppgaver (med eier, frist og hva som er "done")
- Uavklarte punkter (hva må følges opp)
Skriv kun det som faktisk er støttet av innholdet. Hvis noe er uklart, skriv "Uavklart".
[LIM INN AGENDA]
[LIM INN TRANSKRIPT]Ikke start med “lag referat”. Start med å be om beslutninger, oppgaver og uavklarte punkter fra møterefereat.
Det er der verdien ligger.
Alternativ 2: Fysiske møter - telefon, Turboscribe, Copilot/ChatGPT
Samme arbeidsflyt fungerer også for fysiske møter. Da bruker du Taleopptak-appen på telefonen i stedet for Teams.
Det er overraskende hvor bra telefonen fanger opp lyden, forutsatt at den legges nær midten av bordet og at det ikke er for mye støy i rommet.
Resten av prosessen med Turboscribe og Copilot/ChatGPT er identisk med Alternativ 1.
Litt om personvern
Datatilsynet er tydelige på at lydopptak i arbeidslivet er et inngripende tiltak. Hovedregelen er at du informerer og ber om samtykke før opptak starter.
I Teams skjer dette automatisk, alle deltakere får en melding når opptak startes. For fysiske møter må du si det høyt i rommet, og informare de andre, før du trykker på record.
Turboscribe er en skybasert tjeneste, noe som betyr at lydfilen lastes opp til deres servere for prosessering. For noen møter er dette uproblematisk.
For andre møter sensitiv informasjon, som omfatter personer eller bedriftshemmelighetere, bør dere vurdere lokal transkripsjon.
TECHLABs refleksjoner
Selv om flyten kan virke som mange steg, er ingen av operasjonene komplekse. Det krever heller ikke store kostnader, forutsatt at du allerede har lisenser på Teams og Copilot eller ChatGPT.
La KI gjøre grovjobben, men bygg inn en rask menneskelig kvalitetssjekk på beslutninger, ansvar og frister.
Turboscribe er raskt og enkelt. Kvaliteten på transkriptet avhenger mye av lydkvaliteten. Ting som overlappende tale og teknisk sjargong er de vanligste fallgruvene.
Det viktigste er at vi har lært at KI er god til å produsere tekst, men du som menneske må fortsatt ta stilling til hva som faktisk ble besluttet og vurdere hva som er neste steg.